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Los empleados de recursos humanos, finanzas y cuentas por pagar de una empresa líder en bienes de consumo dedicaban decenas de miles de horas a tareas repetitivas y tediosas.

La información se almacenaba de diversas maneras y en diversas ubicaciones dentro de la empresa, por lo que los trabajadores a menudo dedicaban tanto o incluso más tiempo a buscar información (redactando correos electrónicos, haciendo llamadas en frío, revisando los sistemas internos, etc.) que a realizar sus tareas principales.

Por ejemplo, los contables no pueden gestionar un balance general si no disponen de los datos necesarios para procesar pagos, recibir facturas, pagar a proveedores, actualizar las cuentas contables, etc. Si alguno de estos datos se queda en un ordenador o en la bandeja de entrada de alguien, tardará tiempo en encontrarlo.

Durante la pandemia de COVID-19, es comprensible que los empleados tuvieran más preguntas, principalmente relacionadas con beneficios y políticas, para RR. HH. y nóminas. La mayoría de las solicitudes llegaban a través de un buzón compartido y se respondían buscando los documentos correspondientes e intercambiándolos por correo electrónico. Este engorroso proceso expuso a la empresa a riesgos de seguridad y generó una acumulación de solicitudes, a pesar de todo el tiempo invertido.

Construyendo una solución: Flujos de trabajo automatizados para una mayor eficiencia

Reconociendo la necesidad de cambio, la empresa contactó con ÎÚÑ»´«Ã½ para solicitar una solución integral que pudiera mejorar la productividad y reducir la mano de obra mediante la optimización y automatización de procesos en toda la empresa.

ÎÚÑ»´«Ã½ se basó en su experiencia con Microsoft Power Platform, un conjunto de herramientas de desarrollo low-code para crear plataformas personalizadas, para crear una solución elegante y eficiente que modernizara los procesos empresariales, desde la recopilación y seguridad de datos hasta la captura de versiones y la generación de informes.

Con un profundo conocimiento del arsenal de herramientas de Power Platform, especialmente Power Apps, Power Automate, Power BI y Power Virtual Agents, ÎÚÑ»´«Ã½ colaboró ​​estrechamente con la empresa para identificar los puntos débiles y superar la monotonía del papeleo, de modo que los trabajadores pudieran concentrarse más en lo que mejor saben hacer.

Datos al alcance de la mano

ÎÚÑ»´«Ã½ aprovechó su experiencia en ingeniería de software a medida y las capacidades de Power Platform para crear un sistema seguro de recopilación de datos basado en la nube que captura automáticamente el historial de versiones de cada artículo. El nuevo sistema proporciona respuestas rápidas y precisas a las preguntas frecuentes de forma automática y rápida. Estos procesos automatizados y escalables, que también se beneficiaron de una mayor seguridad de los datos, proporcionan informes casi en tiempo real que impulsan la mejora continua y mitigan rápidamente los riesgos empresariales.

Los equipos empresariales pudieron estandarizar sus procesos mediante plantillas y flujos de trabajo de automatización. Este esfuerzo aumentó la productividad y la precisión de los procesos. Como resultado, los responsables de RR. HH. pudieron obtener información avanzada mediante paneles de control que les permitieron refinar sus procesos basándose en la retroalimentación de los empleados.

Mejores experiencias de usuario en todos los aspectos

La experiencia general del usuario final ha mejorado enormemente gracias a formularios web fáciles de usar, notificaciones instantáneas por mensaje de texto y correo electrónico, tarjetas de acción rápida para aprobaciones, firmas digitales para documentos, generación dinámica de documentos mediante plantillas estándar y más.

El equipo creó una interfaz digital centralizada para gestionar todo el proceso de captura, organización y recuperación de datos. Este panel facilita la recuperación de la información que los usuarios necesitan para realizar su trabajo de forma más eficiente. Además, el equipo del proyecto desarrolló aplicaciones personalizadas que se ejecutan en dispositivos móviles administrados por la empresa y admiten el modo sin conexión. Si es necesario, los usuarios externos pueden obtener acceso temporal y seguro a la aplicación para obtener información. En este caso, la sencilla integración entre empresas (B2B) mediante cuentas de invitado autorizadas para proveedores y asesores externos elimina la necesidad de una máquina virtual o un portátil y las licencias de software asociadas, lo que reduce los costes.

También es más fácil para los auditores examinar con precisión los informes de la empresa gracias al control de versiones, la gestión de cambios y la retención automática de datos.

Todos estos cambios significan que la información vital ya no se perderá en el disco duro personal de alguien, donde es inaccesible para las personas que la necesitan.

Desbloquear la productividad

ÎÚÑ»´«Ã½ creó soluciones automatizadas que gestionan procesos manuales, generan informes y abordan otros problemas frecuentes que antes impedían a los trabajadores centrarse en tareas de mayor prioridad. Estas soluciones han ahorrado una cantidad considerable de tiempo.

Un equipo de tres desarrolladores implementó alrededor de 40 automatizaciones que gestionaron más de 100.000 solicitudes y ahorraron 30.000 horas en dos años. En particular, el chatbot de autoservicio resultó en una reducción del 50 % en el volumen de llamadas de RR. HH.

Estos resultados empresariales iniciales son motivo de celebración, pero no son los únicos cambios. La introducción de herramientas modernas de comunicación y colaboración digital ha resultado en una mayor adopción y participación de los usuarios, y el uso de Power Platform se ha extendido por toda la empresa. A medida que la empresa continúa su proceso de transformación digital, ÎÚÑ»´«Ã½ brindará soporte continuo y está lista para abordar las necesidades a medida que evolucionen.